Эта коварная электронная почта

Что такое электронная почта? Потенциальная катастрофа - вот что. Ведь одним нажатием кнопки вы можете случайно отправить что-то очень личное и интимное паре сотен своих сослуживцев, переслать критическое письмо о вашем начальнике ему самому или раскрыть номера кредитных карточек ваших клиентов совершенно случайным людям.
Таких историй по сегодняшнему Интернету гуляет, наверное, несколько миллионов. Я, опросив только моих близких знакомых, набрал с десяток пренеприятнейших воспоминаний, связанных с электронной почтой. Почитав их, у нормального человека может возникнуть здоровое желание вообще выбросить компьютер в помойку и вернуться к почтовым голубям. Все истории, с которыми я предлагаю вам ознакомиться, произошли на самом деле, хотя имена, по понятным причинам, изменены.
Марина Л.: «Один очень успешный коммивояжер за долгие годы работы в нашей компании составил большой список электронных адресов своих клиентов, среди которых было и немало государственных служащих, ответственных за заключение самых разнообразных контрактов. Однажды он одним нажатием кнопки отправил по всем этим адресам коллекцию своих любимых порнографических комиксов и анекдотов. Нечего и говорить, что теперь он представляет уже какую-то другую фирму.»
Алекс Р.: «Одна женщина обсуждала со своей подругой, что ей надеть на очень важное свидание с новым любовником. Обсуждение велось через электронную почту, и в какой-то момент она случайно разослала всем своим коллегам копию очередного письма. Несколько недель после этого ей все еще продолжали поступать советы надеть что-нибудь из эротического белья.»
Олька К.: «В нынешней ситуации экономического кризиса многие люди вынуждены искать вторую работу. Именно так поступила моя бывшая начальница, которая занималась организацией разных мероприятий для одной благотворительной конторы, а попутно использовала нашу систему электронной почты, чтобы немного подзаработать на стороне. А поскольку вторая работа отнимала у нее все больше и больше времени, она, чтобы оправдаться за частые отсутствия на службе, выдумала страшную историю о том, что ее мать больна неизлечимой болезнью и требует ухода за ней именно в те дни, когда нашей героине надо было отлучаться с основной своей службы. Закончилась эта история очень плачевно, так как наш босс проверил всю отправленную с ее компьютера электронную почту, и обман раскрылся. Теперь она, естественно, получает пособие по безработице.»
Михаил Т.: «Одна моя сотрудница разослала всем сотрудникам полный список телефонов всего персонала нашей компании. Для этого она использовала базу данных, в которой, п омимо номеров телефонов, содержались сведения о зарплате и премиальных каждого сотрудника, включая и высшее начальство. К счастью для этой сотрудницы, на тот момент она уже все равно устроилась на другую работу.»
Ирина Н.: «Одна моя сослуживица очень переживала из-за того, что рассталась со своим бойфрендом. Она написала длинное и очень подробное своей подруге, в котором в частности было написано, что ее бывший бойфренд придерживается нетрадиционной сексуальной ориентации и предпочитает мужчин женщинам. Но вместо того, чтобы нажать на кнопку «Reply», которая оправила бы ее ответ только ее подруге, она нажала на «Reply All», и ее письмо ушло по нескольким десяткам адресов (включая и мой), в числе которых был и сам бывший бойфренд.»
Олег К.: «Я получил письмо по электронной почте, которое пришло от консультационной компании, которая конкурирует с нашей. Оно содержало в себе полную адресную книгу этой фирмы, а также список их клиентов. К письму прилагался бизнес-план для одного из клиентов, из которого я узнал, сколько наши конкуренты берут за свои услуги. Отправлено оно было с использованием кнопки «CC», что означает «carbon copy» (или в переводе на русский - «скопировать письмо нескольким адресатам), которой я теперь никогда не пользуюсь. Слишком уж это рискованно.»
Григорий К.: «Я работаю начальником небольшого отдела, и один подчиненный, с которым у меня всегда было много проблем, однажды прислал мне письмо с сообщением, что он просит неделю отпуска, поскольку должен лететь в Калифорнию на похороны близкого родственника. Поскольку он в прошлом несколько раз обманывал меня, то в качестве доказательства приложил к письму квитанцию от авиакомпании, самолетом которой он должен был лететь, с указанием своего маршрута. Правда, конечной целью этого маршрута была не Калифорния, а Гавайи. Когда он опять появился на работе, я как ни в чем не бывало спросил у него: «Ну, как там Гавайи?» «Замечательно», - ответил он и только через секунду осознал, какую оплошность он совершил. Вскоре он нашел себе другую работу и уволился.»
В связи со всеми этими историями встает совершенно естественный вопрос: как сделать так, чтобы ничто подобное никогда не произошло с вами. Специалисты разработали шесть правил, следуя которым вы можете пользоваться электронной почтой совершенно спокойно.
Правило 1. Прежде чем нажать на кнопку «Send», всегда проверяйте, по какому адресу или по каким адресам уйдет это письмо.
Правило 2. Прежде чем нажать на кнопку «Send», всегда проверяйте, по какому адресу или по каким адресам уйдет это письмо.
Правило 3. Прежде чем нажать на кнопку «Send», всегда проверяйте, по какому адресу или по каким адресам уйдет это письмо.
Правило 4. Не забывайте старинной мудрости, которая гласит: «Семь раз отмерь, один отрежь», и не торопитесь отправлять письмо, особенно если оно написано под воздействием эмоций. Отложите его в сторону и дайте своим чувствам немного остыть.
Правило 5. Если вы сомневаетесь, отправлять письмо или нет, всегда лучше воздержаться и вместо кнопки «Send» нажать кнопку «Cancel». Не забывайте также, что, стирая какое-то отправленное письмо из своего почтового ящика, вы делаете только полдела. Оно наверняка сидит на сервере получателя и в любой момент может быть использовано против вас, в том числе и в суде.
Правило 6. Никогда не пишите в электронном письме ничего такого, чего вы не могли бы сказать человеку в лицо. Мало того, даже самая невинная шутка может показаться оскорбительной, поэтому лучше всего от них вообще воздержаться.
Помимо этих основных законов, надо соблюдать еще некоторые неписаные правила, которые постепенно вырабатывались в процессе развития электронной почты. Так, например, многие люди сегодня считают, что не указывать в поле «Subject» точную тему письма - это высшее проявление невоспитанности. К тому же, из-за повальных вирусных эпидемий, сомнительную электронную почту чаще всего сразу же стирают, не открывая. Если вы хотите, чтобы ваше письмо прочитали и правильно поняли, не забывайте об этом.
Между близкими друзьями и приятелями сегодня принято посылать друг другу электронные письма просто для того, чтобы не терять контактов. Но люди занятые пишут только в тех случаях, когда им действительно что-то нужно, и в их письмах, как правило, содержатся совершенно конкретные вопросы. Отвечая на них, старайтесь тоже быть как можно более точным и конкретным. Не вынуждайте занятого человека обращаться к вам снова за какими-то дополнительными разъяснениями.
Еще один совет: избегайте принятых у фанатов электронной почты аббревиатур. Многие их просто не понимают. Если вы сами не знакомы с самыми распространенными в «Сети» аббревиатурами, ниже приводится несколько примеров:
«IMHO» (In my humble opinion) - «По моему скромному мнению».
«TTYL» (Talk to you later) - «Поговорим позже».
«LOL» (Laughing out loud) - «Умираю от смеха».
«ROTFLMAO» (Rolling on the floor laughing my ass off) - «Валяюсь по полу, умирая от смеха».
«CY» (See you) - «Увидимся позже».
Также необходимо иметь в виду, что многие компании проверяют всю электронную почту своих сотрудников на предмет возможного наличия в ней нецензурных выражений и картинок. Картинки не нужно пересылать в письмах еще и потому, что они перегружают сервер, и ваш адресат может попасть из-за них в неприятную ситуацию. Особенно если в компании, где он работает, использование графических изображений в электронной почте вообще запрещено.
Ни в коем случае не используйте электронную почту на работе для обсуждения каких бы то ни было личных вопросов. Помните, что ваш начальник при желании может легко прочесть все ваши письма.
Сегодня многие люди получают такое количество электронных писем как по работе, так и чисто личного содержания, что возникает совершенно законный вопрос: надо ли обязательно отвечать на каждое письмо? И если да, то в какие сроки? Согласно законам интернетовского этикета, каждое письмо, за исключением рекламных предложений, заслуживает ответа, но в реальности мало у кого есть такое количество свободного времени. Наилучший выход: обязательно отвечайте на письма от вашего начальника, от ваших клиентов, от близких друзей и родственников, а также от людей, с которыми вы уже какое-то время не разговаривали. А если вы первым обращаетесь к тому или иному адресату, непременно указываете, как скоро вам нужно получить ответ.
Особую тему для разговора представляют приложения к письмам («attachments»). Во-первых, их не рекомендуется посылать людям, которых вы недостаточно хорошо знаете, потому что ваше письмо может быть просто стерто (компьютерные вирусы чаще всего прячутся именно в приложениях). Во-вторых, большие приложения слишком долго загружаются, что может также оказаться совершенно неуместным. Особенно это касается фотографий.
Нельзя забывать и о том, что электронная почта может нести в себе большой отрицательный заряд. Если вы критикуете человека при личном общении, то эту критику всегда можно смягчить улыбкой или каким-нибудь дружелюбным жестом. Электронная же почта таких возможностей вам не дает. Поэтому здесь слова надо выбирать с особой осторожностью.
Внимательно надо относиться и к тому, чтобы не посылать людям письма и сообщения, которые им совершенно не нужны. У каждого из нас есть список постоянных адресатов (друзей, родственников, коллег, бывших соучеников), но это вовсе не означает, что его надо каждый раз использовать целиком. А отвечая на какое-то полученное письмо, обязательно удостоверьтесь в том, что вы посылаете ответ только его автору, а не всем включенным в ваш адресный список людям.
Еще один категорический запрет: никогда не предполагайте, что все ваши новые знакомые непременно мечтают о том, чтобы вы включили их в ваш адресный список. Прежде чем это сделать, надо обязательно спросить у них разрешения.
Некоторые люди считают, что электронные письма должны быть длинными и подробными. Но на самом деле неслучайно говорится, что краткость - сестра таланта. Написав то или иное письмо, обязательно постарайтесь его сократить. Не зарывайте самую главную информацию в груде никому не нужных деталей. Если вы пишете письмо по какому-то конкретному вопросу, с первых же слов переходите прямо к сути дела. Все не имеющие к нему прямого отношения подробности можно добавить в самом конце.
Также необходимо знать, что использование в электронной почте написанных заглавными буквами слов означает, что автор очень рассержен и кричит. Поэтому от этого стилистического приема надо по возможности воздерживаться. И не оправдывайте себя тем, что вы забыли отключить на клавиатуре кнопку «Caps Lock». Помимо всего прочего, набранный одними заглавными буквами текст очень трудно читать.
Особое внимание следует уделять тому названию, которое вы даете своему письму и которое указывается в графе «Subject». Не забывайте: именно эта графа определяет, будет ли ваше письмо прочитано сразу же, отложено в долгий ящик или вообще стерто. Так что старайтесь, чтобы названия ваших писем были как можно более конкретными, точными и понятными, особенно если у вас есть основания предполагать, что адресат не узнает вашего обратного адреса. И не злоупотребляйте словом «Срочно». За исключением тех случаев, когда это действительно необходимо, оно только раздражает людей.

Подготовил
А.Константиновский